För servicetekniker och montörer: fyll i arbetsordern, registrera artiklar, fotografera utfört arbete och hämta kundens signatur innan du åker. Protokollet – inklusive underlag för ROT-avdrag – är skickat innan du sitter i bilen igen.
Hoppa direkt till det avsnitt som är relevant för dig
För ett serviceföretag är protokollet både faktureringsunderlag, ROT-underlag, garantibevis och servicehistorik. Skrivs det dagen efter ur minnet förlorar ni tid, timmar och trovärdighet – och riskerar underlag som inte håller vid Skatteverkets granskning.
Teknikern skriver på papper, kontoret matar in igen. Samma jobb registreras två gånger och felen uppstår i andra ledet.
Lappen ligger i bilen, i fickan eller under sätet. Saknas den saknas också underlaget för att fakturera jobbet och begära ROT-avdrag.
Utan kundens kvittens på plats står ord mot ord om kunden senare ifrågasätter besöket eller ROT-avdraget nekas i efterhand.
Material används på plats men noteras inte systematiskt. Det är direkt förlorad intäkt, momsen blir fel – och lagersaldot stämmer inte heller.
KOWRK ersätter arbetsordern med ett digitalt protokoll som går att fylla i med handskar på – och som kunden kan signera direkt på plats.
Bygg olika protokoll för service, montage, felsökning och reparation så att teknikern bara ser relevanta fält, inklusive specificerat underlag för ROT-avdrag.
Kunden kvitterar utfört arbete direkt på skärmen och signaturen följer med i den färdiga PDF:en.
Bilder på felet och på det färdiga arbetet sparas med uppdraget, så en reklamation kan besvaras med fakta.
Notera förbrukningen löpande i fasta fält så att inget tappas bort mellan besök, fakturering och momsredovisning.
PDF:en skapas automatiskt med er logotyp och kan skickas till kund och kontor innan nästa uppdrag börjar.
Källare och industrihallar saknar ofta signal. Protokollet sparas lokalt och skickas automatiskt när nätet är tillbaka.
Inget kvällsarbete, ingen renskrivning. Protokollet följer uppdraget.
Öppna appen, välj kund eller adress och det protokoll uppdraget kräver.
Registrera utfört arbete, mätvärden, artiklar och bilder under tiden.
Kunden signerar, PDF:en skickas automatiskt och uppdraget hamnar i historiken – klart för arkivering enligt bokföringslagen.
Ett serviceprotokoll är den skriftliga dokumentationen av ett servicebesök: vilket fel som konstaterades, vad som utfördes, vilka delar som användes och vad kunden informerades om. Det är samtidigt faktureringsunderlag, momsunderlag och garantidokumentation, och blir ofta viktigt först långt efter besöket – till exempel om kunden begär ROT-avdrag eller om Skatteverket efterfrågar specificerat underlag.
För företaget är den samlade historiken lika värdefull som det enskilda protokollet. När alla besök på samma maskin eller adress ligger samlade syns om ett fel återkommer, om en anläggning börjar bli uttjänt och om serviceavtalet är rätt prissatt.
Det finns inget enda format, men protokoll som håller i en reklamations-, garanti- eller ROT-fråga innehåller nästan alltid samma delar:
Om uppdraget samtidigt omfattar en lagstadgad kontroll gäller dessutom branschreglerna för det området – till exempel Säker Vatten för VVS-installationer, OVK för ventilation eller Elsäkerhetsverkets föreskrifter för elarbeten. Bygg in dem i mallen så att teknikern inte behöver hålla dem i huvudet, och glöm inte arbetsmiljökraven från Arbetsmiljöverket vid riskfyllda moment.
Orden skiftar mellan företag, men uppdragen är desamma:
Börja med er vanligaste uppdragstyp och återskapa nuvarande arbetsorder som mall – inte en förbättrad version, utan den ni använder idag. Igenkänningen gör att teknikerna tar till sig den direkt, och först när den fungerar är det läge att lägga till fält för exempelvis ROT-specifikation.
Den största vinsten ligger sällan i ifyllandet utan i tiden efteråt: ingen renskrivning på kvällen, ingen jakt på lappar före faktureringen, korrekt underlag för arkivering enligt bokföringslagens sjuåriga arkiveringskrav – och betydligt färre diskussioner om vad som utfördes.
Testa KOWRK gratis i 30 dagar. Bygg er arbetsorder idag och använd den på nästa uppdrag.