Rondering, felanmälan, lekplatskontroll och avflyttningsbesiktning i en app. Ta bilderna medan du står i lägenheten och skicka färdig PDF till förvaltaren, styrelsen eller hyresgästen direkt.
Hoppa direkt till det avsnitt som är relevant för dig
En fastighetsskötare hinner med många olika uppdrag på en dag, ofta åt flera bostadsrättsföreningar och hyresvärdar samtidigt. Problemet uppstår när en styrelse eller hyresgäst månader senare bestrider en åtgärd och det enda som finns är ett minne och en lapp som försvunnit.
Ronderingsprotokollet fylls i för hand, läggs i bilen och ska renskrivas på kontoret innan det når styrelsen. Däremellan tappas detaljer bort – eller hela lappen.
Fotona ligger i telefonens kamerarulle bland allt annat. Ingen ser vilken fastighet, vilket datum eller vilket fel de visar när HSB, Riksbyggen eller SBC-förvaltningen frågar.
En felanmälan kommer per sms, en muntligt på gården och en via mejl till styrelsen. Utan gemensam registrering går det inte att visa för hyresgästen vad som åtgärdats.
Protokollet behövs snabbt efter en jourutryckning eller avflyttningsbesiktning. Skrivs det på kvällen utifrån handskrivna anteckningar kostar det både tid och precision.
KOWRK är gjort för dem som jobbar med verktyg i handen – stora knappar, få klick och allt sparas automatiskt.
Bygg egna protokoll för inflyttning, avflyttning, veckorondering, lekplatskontroll, snöröjning och trappstädning – rum för rum, punkt för punkt.
Varje bild kopplas till den punkt den dokumenterar, med datum och adress, så den håller om ärendet senare ifrågasätts av styrelsen eller hyresgästen.
Hyresgäst, ombud eller styrelseledamot signerar i mobilen eller på plattan, så att protokollet är godkänt direkt.
Registrera felanmälningar och anmärkningar löpande och se vilka som är åtgärdade i stället för att bläddra i gamla ronderingsprotokoll.
PDF:en skapas automatiskt med er logotyp och kan skickas direkt från mobilen till HSB, Riksbyggen, SBC eller den egna hyresvärden medan ni står kvar i trapphuset.
Alla protokoll för en adress ligger samlade, så inflyttningsprotokollet finns till hands när avflyttningen ska bedömas och underhållsplanen ska uppdateras.
Ingen utbildning behövs – de flesta fastighetsskötare är igång efter en rondering.
Öppna appen, välj adressen och det protokoll uppdraget kräver, till exempel rondering eller snöröjning.
Bocka av, skriv korta noteringar, ta bilder och hämta signatur medan du är i lägenheten eller på gården.
PDF:en går till förvaltare, styrelse eller hyresgäst och sparas automatiskt i fastighetens historik.
Ett ronderingsprotokoll är den skriftliga beskrivningen av fastighetens skick vid ett givet tillfälle – trapphus, källare, lekplats och tekniska utrymmen. Det visar punkt för punkt vad som kontrollerats och vad som avviker. Protokollet är underlaget när styrelsen eller förvaltaren behöver visa att fastighetsägarens tillsynsansvar är uppfyllt.
Samma princip gäller in- och avflyttningsprotokoll. Utan dokumentation av skicket vid inflyttning är det svårt att visa gentemot hyresgästen att en skada uppstått under hyrestiden. Med bilder från båda besiktningarna samlade på samma adress tar jämförelsen sekunder i stället för timmar.
Vid sidan av rondering och besiktningar har fastighetsägaren löpande skyldigheter: obligatorisk ventilationskontroll (OVK), systematiskt brandskyddsarbete (SBA) och ansvar för snöröjning, halkbekämpning och lekplatssäkerhet. Gemensamt är att arbetet ska kunna visas i efterhand, både för styrelsen och för kommunens tillsyn:
Exakta krav varierar med upplåtelseform, förvaltningsavtal och om det är HSB, Riksbyggen, SBC eller en egen förvaltning som sköter fastigheten, så utgå från era egna rutiner och stadgar. Principen är densamma: ett protokoll med datum, foto och signatur står sig bättre än en beskrivning skriven dagen efter.
Orden skiftar mellan bostadsrättsförening, hyresvärd och förvaltningsbolag, men uppdragen återkommer:
Börja med avflyttningsbesiktningen. Där har dokumentationen störst ekonomisk betydelse och tidsvinsten märks direkt. Lägg in ert nuvarande protokoll som mall, rum för rum, och använd det vid nästa avflyttning.
När besiktningarna är digitala är nästa steg enkelt: veckoronderingen, lekplatskontrollen, snöröjningen och felanmälningarna. Till slut har varje fastighet en samlad historik som både förvaltare och styrelse kan följa utan att någon behöver leta i pärmar.
Testa KOWRK gratis i 30 dagar. Skapa ert ronderingsprotokoll idag och använd det vid nästa avflyttning eller SBA-kontroll.