Tilsynsrunder, fejl- og mangellister, legepladskontrol og ind- og fraflytningsrapporter i én app. Tag billederne, mens du står i boligen, og send en færdig PDF til administration, bestyrelse eller lejer med det samme.
Hop direkte til det afsnit der er relevant for dig
En vicevært eller ejendomsfunktionær løser tit 15 forskellige opgaver på en dag. Problemerne opstår, når en lejer måneder senere bestrider en regning, og de eneste beviser er et hukommelsesbillede og en seddel, der er blevet væk.
Synsrapporten udfyldes i hånden, lægges i bilen og skal renskrives på kontoret. Mellem de to trin bliver detaljerne upræcise – eller sedlen bliver væk.
Fotos ligger i telefonens kamerarul sammen med alt andet. Ingen kan se hvilken lejlighed, hvilken dato eller hvilket forhold de dokumenterer.
En henvendelse kommer på sms, en anden mundtligt i gården og en tredje pr. mail. Uden fælles registrering kan man ikke vise, hvad der er handlet på.
Rapporten skal udleveres hurtigt efter synet. Når den skal skrives om aftenen fra håndskrevne noter, koster det både tid og præcision.
KOWRK er lavet til folk med værktøj i hånden og handsker på – store knapper, få klik og alt gemt automatisk.
Byg egne skemaer til indflytningssyn, fraflytningssyn, ugentlig tilsynsrunde, legepladskontrol og trappevask – rum for rum, punkt for punkt.
Hvert billede hænger fast på det punkt, det dokumenterer, med dato og adresse, så det kan bruges, hvis en sag senere bliver bestridt.
Lejer eller beboerrepræsentant kan skrive under på telefonen eller tabletten, så rapporten er godkendt med det samme.
Registrér mangler undervejs, og se hvilke der er udbedret, i stedet for at bladre gennem gamle rapporter.
PDF'en genereres automatisk med jeres logo og kan sendes direkte fra telefonen, mens I stadig står i opgangen.
Alle rapporter for en adresse ligger samlet, så du kan finde indflytningsrapporten frem, når fraflytningen skal vurderes.
Ingen oplæring nødvendig – de fleste ejendomsfunktionærer er i gang efter én runde.
Åbn appen, vælg adressen og det skema, opgaven kræver.
Kryds af, skriv korte noter, tag billeder og få underskrift, mens du er i boligen.
PDF'en sendes til administration, bestyrelse eller lejer og gemmes automatisk i ejendommens historik.
En fraflytningsrapport er den skriftlige dokumentation af boligens stand, når en lejer flytter ud. Den beskriver rum for rum, hvad der er normal slitage, og hvad der er skader, som lejer kan gøres ansvarlig for. Rapporten er grundlaget for istandsættelseskravet – og bliver kravet bestridt, er det rapporten og billederne, der afgør sagen.
Netop derfor er indflytningsrapporten mindst lige så vigtig. Uden dokumentation af boligens stand ved indflytning er det svært at bevise, at en skade opstod i lejeperioden. Med billeder fra begge syn liggende på samme adresse i systemet tager sammenligningen sekunder i stedet for timer.
Reglerne for syn afhænger af udlejningsform og antal boliger, men lejelovgivningen stiller krav om skriftlig rapport ved både ind- og fraflytning for professionelle udlejere, og om at fristerne overholdes. Derudover har boligorganisationer og foreninger deres egne krav til driften:
Frister og formkrav skifter med lejeform og aftalegrundlag, så tjek altid jeres egne standardvilkår. Pointen er den samme uanset regelsæt: en rapport med dato, billeder og underskrift står stærkere end en beskrivelse skrevet dagen efter.
Ordene skifter fra boligforening til administrator, men opgaverne går igen:
Begynd med fraflytningssynet. Det er den opgave, hvor dokumentationen har størst økonomisk betydning, og hvor tidsbesparelsen mærkes med det samme. Læg jeres nuværende synsskema ind som skabelon rum for rum, og brug det ved næste fraflytning.
Når synene kører digitalt, er det nemt at tage næste skridt: den ugentlige tilsynsrunde, legepladskontrollen og registrering af beboerhenvendelser. Til sidst har hver ejendom en samlet historik, som både administrator og bestyrelse kan se – uden at nogen skal grave i et arkivskab.
Prøv KOWRK gratis i 30 dage. Opret jeres synsskema i dag og brug det ved næste fraflytning.