Digital servicerapport
med kundesignatur på stedet

For serviceteknikere og montører: fyll ut arbeidsordren, registrer reservedeler, ta bilder av utført arbeid og få kundens signatur før du kjører. Rapporten er sendt før du er tilbake i bilen.

Start gratis i 30 dager Se alle funksjoner

Innholdsfortegnelse

Hopp direkte til det avsnittet som er relevant for deg

Utfordringen

Arbeidet er utført – men kan dere dokumentere det?

For en servicebedrift er rapporten både fakturagrunnlag, garantibevis og servicehistorikk. Når den skrives dagen etter fra hukommelsen, mister dere både tid, timer og troverdighet.

Dobbeltregistrering av samme arbeid

Teknikeren skriver på papir, kontoret taster inn igjen. Det samme arbeidet registreres to ganger, og feilene oppstår i neste ledd.

Arbeidsordrer som forsvinner

Seddelen ligger i bilen, i lommen eller under setet. Når den mangler, mangler også grunnlaget for å fakturere oppgaven.

Ingen signatur, ingen dokumentasjon

Uten kundens kvittering på stedet står påstand mot påstand, hvis kunden senere spør om teknikeren i det hele tatt var der.

Reservedeler som aldri blir fakturert

Materialer brukes på stedet, men noteres ikke systematisk. Det er direkte tapt omsetning – og lagertallene stemmer heller ikke.

Løsningen

Rapporten er ferdig når oppgaven er

KOWRK erstatter arbeidsordren med en digital rapport som teknikeren kan fylle ut med hansker på – og som kunden kan signere umiddelbart.

Egne maler per oppgavetype

Bygg ulike rapporter for service, montering, feilsøking og reparasjon, slik at teknikeren kun ser de feltene oppgaven krever.

Kundesignatur på telefonen

Kunden kvitterer for utført arbeid direkte på skjermen, og signaturen følger med i den ferdige PDF-en.

Fotodokumentasjon før og etter

Bilder av feilen og av det ferdige arbeidet lagres sammen med oppgaven, slik at en reklamasjon kan besvares med fakta.

Registrering av reservedeler og materialer

Noter forbruk underveis i faste felt, slik at ingenting forsvinner mellom besøket og faktureringen.

Send rapporten med det samme

PDF-en genereres automatisk med deres logo og kan sendes til kunden og til kontoret før neste oppgave starter.

Virker uten dekning

Kjellere, industrihaller og heissjakter har sjelden signal. Rapporten lagres lokalt og sendes automatisk når nettet er tilbake.

Slik fungerer det

Fra kundebesøk til sendt rapport på tre trinn

Ingen kveldsarbeid, ingen renskriving. Rapporten følger oppgaven.

1

Velg kunde og oppgavetype

Åpne appen, velg kunden eller adressen og rapporten som oppgaven krever.

2

Fyll ut mens du arbeider

Registrer utført arbeid, målinger, reservedeler og bilder underveis.

3

Signatur og utsendelse

Kunden signerer, PDF-en sendes automatisk, og oppgaven ligger i historikken.

Typisk innhold i en servicerapport
Kunde, adresse, dato og utførende tekniker
Beskrivelse av feil og utført arbeid
Anvendte reservedeler og materialer
Måleverdier fra igangkjøring eller kontroll
Bilder før og etter arbeidet
Kundens signatur og eventuelle merknader

Hva er en servicerapport?

En servicerapport dokumenterer hva som ble gjort på oppdraget: utført arbeid, medgått tid, brukte deler, funn og anbefalt oppfølging. Den er både kundens kvittering og bedriftens grunnlag for faktura – og bilag skal etter bokføringsloven oppbevares i fem år.

Med signatur på stedet slipper dere diskusjoner om hva som faktisk ble utført. Rapporten går til kunden som PDF med logoen deres, og arkiveres automatisk på kunde og anlegg.

Hva bør rapporten inneholde?

Det finnes ikke ett fast format, men rapporter som holder i en reklamasjons- eller garantisak, inneholder nesten alltid de samme elementene:

  • Entydig identifisering av kunde, adresse og anlegg eller maskin
  • Dato, ankomst- og avslutningstidspunkt samt hvem som utførte arbeidet
  • Beskrivelse av den konstaterte feilen og av det utførte arbeidet
  • Anvendte reservedeler og materialer med antall
  • Målinger eller kontroller utført i forbindelse med oppgaven
  • Kundens signatur eller kvittering for utført arbeid

Skal oppgaven samtidig dekke en lovpålagt kontroll – for eksempel av elektriske anlegg eller sikkerhetsutstyr – gjelder de kravene som området stiller, i tillegg. Bygg dem inn i malen, slik at teknikeren ikke trenger å huske dem selv.

Begreper i servicebransjen

Norske service- og håndverksbedrifter som går digitalt får raskere fakturering, færre kredittnotaer og en søkbar historikk per anlegg.

  • Arbeidsordre – registrering av tid, arbeid og materialer på en konkret oppgave
  • Montasjerapport – dokumentasjon av en installasjon eller oppsett
  • Serviceavtale – avtalt tilbakevendende service med fast omfang og frekvens
  • Fakturagrunnlag – de registrerte timene og materialene som fakturaen bygger på
  • Servicehistorikk – samlingen av tidligere besøk på samme anlegg
  • Responstid – den avtalte tiden fra en henvendelse til teknikeren er på stedet

Slik kommer dere fra papir til app uten å tape momentum

Start med deres mest vanlige oppgavetype og gjenskap den nåværende arbeidsordren som mal – ikke en forbedret utgave, men den dere bruker i dag. Gjenkjennelsen gjør at teknikerne tar den i bruk med en gang, og først når den fungerer, gir det mening å legge til felt.

Den største gevinsten er sjelden selve utfyllingen, men tiden etterpå: ingen renskriving om kvelden, ingen jakt på sedler før faktureringen, og markant færre diskusjoner om hva som ble utført.

Ofte stilte spørsmål om servicerapporter

Er en digital servicerapport like gyldig som en signert papirseddel?
Ja. Det er ingen krav om papir – det avgjørende er at det kan dokumenteres hva som ble utført, når og av hvem. En digital rapport med tidsstempel, bilder og signatur er typisk sterkere dokumentasjon enn en håndskrevet seddel.
Kan appen brukes uten internett?
Ja. Rapporten fylles ut og lagres lokalt på telefonen og synkroniserer automatisk når det igjen er forbindelse – viktig i kjellere og industrihaller.
Kan vi registrere reservedeler på rapporten?
Ja. Materialforbruk registreres i faste felt på oppgaven, slik at det følger med i PDF-en og kan brukes direkte som fakturagrunnlag.
Kan kunden få rapporten med det samme?
Ja. PDF-en kan sendes til kunden direkte fra telefonen når signaturen er på plass – typisk før teknikeren har forlatt adressen.
Kan flere teknikere arbeide på samme oppgave?
Ja. Kolleger med tilgang kan se og bidra til samme rapport, noe som er praktisk ved monteringsoppgaver som strekker seg over flere dager.

Ferdig rapport, før du kjører videre

Prøv KOWRK gratis i 30 dager. Bygg deres arbeidsordre i dag og bruk den på neste oppgave.

Start gratis Se priser