Dokumentasjon i leiligheten
for eiendomsservice og vaktmestre
Tilsynsrunder, feil- og mangellister, lekeplasskontroll og inn- og utflyttingsrapporter i én app. Ta bildene mens du står i boligen, og send en ferdig PDF til administrasjon, styre eller leietaker umiddelbart.
Innholdsfortegnelse
Hopp direkte til avsnittet som er relevant for deg
Det er sjelden arbeidet som diskuteres – det er dokumentasjonen
En vaktmester eller eiendomsfunksjonær løser ofte 15 forskjellige oppgaver på en dag. Problemene oppstår når en leietaker måneder senere bestrider en regning, og de eneste bevisene er et minnebilde og en lapp som har blitt borte.
Papirskjemaer som forsvinner
Synsrapporten fylles ut for hånd, legges i bilen og skal renskrives på kontoret. Mellom de to trinnene blir detaljene upresise – eller lappen blir borte.
Bilder uten tilknytning til saken
Bilder ligger i telefonens kamerarull sammen med alt annet. Ingen kan se hvilken leilighet, hvilken dato eller hvilket forhold de dokumenterer.
Beboerhenvendelser som faller mellom to stoler
Én henvendelse kommer på SMS, en annen muntlig i gården og en tredje per e-post. Uten felles registrering kan man ikke vise hva som er håndtert.
Tidspress ved utflyttingssyn
Rapporten skal utleveres raskt etter synet. Når den skal skrives om kvelden fra håndskrevne notater, koster det både tid og presisjon.
Ferdig dokumentasjon, før du forlater oppgangen
KOWRK er laget for folk med verktøy i hånden og hansker på – store knapper, få klikk og alt lagres automatisk.
Maler for syn og tilsyn
Bygg egne skjemaer for innflyttingssyn, utflyttingssyn, ukentlig tilsynsrunde, lekeplasskontroll og trappevask – rom for rom, punkt for punkt.
Bilder tatt direkte i skjemaet
Hvert bilde knyttes til punktet det dokumenterer, med dato og adresse, slik at det kan brukes hvis en sak senere blir bestridt.
Signatur på stedet
Leietaker eller beboerrepresentant kan signere på telefonen eller nettbrettet, slik at rapporten er godkjent med det samme.
Feil- og mangellister som kan følges
Registrer mangler underveis, og se hvilke som er utbedret, i stedet for å bla gjennom gamle rapporter.
Send til administrasjon eller leietaker
PDF-en genereres automatisk med deres logo og kan sendes direkte fra telefonen, mens dere fortsatt står i oppgangen.
Historikk per bolig og eiendom
Alle rapporter for en adresse ligger samlet, slik at du kan finne innflyttingsrapporten frem når utflyttingen skal vurderes.
Fra besøk til ferdig rapport på tre trinn
Ingen opplæring nødvendig – de fleste eiendomsfunksjonærer er i gang etter én runde.
Velg eiendom og skjema
Åpne appen, velg adressen og skjemaet oppgaven krever.
Fyll ut underveis
Kryss av, skriv korte notater, ta bilder og få signatur mens du er i boligen.
Send rapporten
PDF-en sendes til administrasjon, styre eller leietaker og lagres automatisk i eiendommens historikk.
Hva er en utflyttingsrapport – og hvorfor er den så viktig?
Eiendomsservice og vaktmestertjenester i norske borettslag og sameier krever dokumentasjon: hva ble gjort i leiligheten eller fellesarealet, når, og hva ble avdekket. Styret har ansvar for internkontroll av bygget, og deres rapport er en del av det.
Med KOWRK dokumenterer vaktmesteren oppdraget med bilder og notater på stedet, registrerer avvik med frist, og sender en rapport styret eller forvalteren faktisk kan bruke – uten renskriving i etterkant.
Krav og god praksis ved syn og vedlikehold
Reglene for syn avhenger av utleieform og antall boliger, men leielovgivningen stiller krav om skriftlig rapport ved både inn- og utflytting for profesjonelle utleiere, og om at fristene overholdes. I tillegg har boligorganisasjoner og foreninger sine egne krav til driften:
- Skriftlig innflyttingsrapport, som leietaker kan gjøre innsigelse mot innen fristen
- Skriftlig utflyttingsrapport utlevert i tide etter synet
- Vedlikeholdsplan som viser planlagte arbeider og økonomi over flere år
- Løpende visuell kontroll av lekeplasser og fellesarealer
- Dokumentasjon av utbedrede feil og mangler
- Registrering av beboerhenvendelser og hva som ble gjort med dem
Fristene og formkravene endres med leieform og avtalegrunnlag, så sjekk alltid deres egne standardvilkår. Poenget er det samme uansett regelverk: en rapport med dato, bilder og signatur står sterkere enn en beskrivelse skrevet dagen etter.
Begreper innen eiendomsservice
Boligselskaper og forvaltere som får dokumentasjonen digitalt sparer tid på generalforsamling, forsikringssaker og eierskifte.
- Tilsynsrunde – planlagt gjennomgang av eiendommens fellesarealer og teknikk
- Feil- og mangelliste – samlet oversikt over konstaterte forhold og deres status
- Innflyttingssyn – dokumentasjon av boligens stand ved leieforholdets start
- Utflyttingssyn – dokumentasjon av stand og eventuelle skader ved leieforholdets opphør
- Vedlikeholdsplan – flerårig plan for større arbeider og deres finansiering
- Beboerhenvendelse – registrert sak fra en beboer med oppfølging og avslutning
Slik kommer dere i gang uten å endre hele arbeidsgangen
Begynn med utflyttingssynet. Det er den oppgaven hvor dokumentasjonen har størst økonomisk betydning, og hvor tidsbesparelsen merkes umiddelbart. Legg inn deres nåværende synsskjema som mal rom for rom, og bruk det ved neste utflytting.
Når synene kjører digitalt, er det enkelt å ta neste skritt: den ukentlige tilsynsrunden, lekeplasskontrollen og registrering av beboerhenvendelser. Til slutt har hver eiendom en samlet historikk, som både administrator og styre kan se – uten at noen skal grave i et arkivskap.
Ofte stilte spørsmål om eiendomsservice
Slutt med papirlapper i bilen
Prøv KOWRK gratis i 30 dager. Opprett deres synsskjema i dag og bruk det ved neste utflytting.